En la Primer parte aprendimos al diferenciar entre un rango y una tabla y creamos nuestra primer Tabla.
Ahora vamos a aprender a hacer una Tabla Dinámica muy básica y sencilla, para que vayan viendo como funciona.
Una Tabla Dinámica nos permite analizar la información de una manera mas sencilla, y clara, es muy útil cuando tenemos muchas variables como pueden ser cantidad, fechas, folios, etc. Esta herramienta automáticamente organiza la información pero en ocasiones puede tomarnos tiempo para acomodar las cosas como realmente queremos verla ya que hay muchas combinaciones. Una vez que aprendas el funcionamiento básico, estoy seguro que encontraras la combinación que mas se adapte a tus archivos. Te aseguro que te va a ahorrar tiempo y esfuerzo para realizar reportes o simplemente para consultar rápidamente algún dato.
El Primer paso es seleccionar cualquier celda dentro de la tabla, después en el menú insertar, buscamos Tabla Dinámica
Nos va a preguntar cual tabla usar (se selecciona automáticamente) y nos va a preguntar donde ponerla, podemos elegir una nueva hoja o una ubicación en la hoja actual. (se selecciona automáticamente nueva hoja) así que solo le damos aceptar.
Nos va a aparecer lo siguiente:
Dos nuevos Menús en la barra que salen cuando nos posicionamos sobre la Tabla Dinámica, La Tabla dinámica (sin nada) y un menú en la derecha.
El menú de la derecha detecta los títulos de las columnas de nuestra tabla original, y tiene 4 cuadrantes donde colocaremos solo lo que deseamos ver. Explico brevemente cada uno de ellos. Filtro. Es el filtro principal, por ejemplo si tenemos fechas, podemos elegir que ese sea el primer filtro y así poder elegir año por año o todos los años. Filas. Aquí elegimos las categorías que tengamos o nombres, o equipos. Columnas. aquí podemos elegir el tipo de productos o nombres que se van a contabilizar. Valores. son los valores de las columnas, esta sección tiene varias opciones ya que puede sumar, contar, sacar promedios, etc. Yo les recomiendo armar su tabla en el siguiente orden: Filtro, Filas, Valores. (columnas sale solito con mas de 2 valores) . Se pueden poner múltiples categorías en cada cuadrante.
En el archivo, arrastren cada campo para que quede así. (no usaremos filtro porque en este caso no tiene ninguna fecha ni mas columnas que nos puedan servir para filtrar)
Su tabla les va a quedar asi:
La Tabla Dinámica se crea con 3 columnas, La primer Columna es el cuadrante de Filas, que serán nuestras secciones de la lista original en el primer nivel, y en el segundo nivel son los números de parte. La segunda Columna es la suma de las cantidades de cada numero parte y la tercera es el total en dinero.
La primer columna automáticamente ordena los números de parte en cada categoría. podemos ver que en la Categoría 100-0020-11881 tenemos 23 piezas con un valor de $ 247.61.
Si le dan click al botón (-) se contrae y solo se ven los totales. pueden dar click uno por uno o con el botón derecho del mouse, elegir Contraer todo. y les queda así
De esta manera podemos conocer de una manera muy rápida cuantas piezas tenemos de cada sección y cual es su valor.
Si queremos visualizar el total en $, nos vamos al cuadrante de Valores y en suma de TOTAL damos click izquierdo y seleccionamos Configuracion de Campo de Valor
Aquí podemos elegir si el valor se representa como la suma de todos, la cuenta, el promedio, el máximo, el mínimo, etc. eso lo veremos en otro post, por mientras solo cambiaremos el formato. damos click en formato de numero
Elegimos Moneda
y nuestra tabla se vera asi:
Como podrán ver, es muy fácil y rápido hacer una Tabla Dinámica, en este caso es muy basica y sencilla pero es el primer paso para ir aprendiendo como usarlas. En los siguientes posts, les voy a ir compartiendo trucos y como ir detallando. Es una gran herramienta ya que podemos hacer reportes automaticamente tan solo con ingresar datos.
Jueguen con el archivo, arrastren las demás categorías a los otros cuadrantes para que vean lo que pasa, elijan visualizar contar en lugar de sumar para que vean lo que pasa. Es la manera mas sencilla de aprender, picandole al mouse y ver que pasa. Este mini tutorial es lo mas básico. Espero sea de utilidad y estén al pendientes de los siguientes posts para mas trucos.