Tutorial para entender y trabajar con tablas dinámicas en Excel, primera parte.
les dejo aqui el archivo para que lo vayan usando.
Siguiendo la filosofía de hacer de este blog una fuente de consejos, tutoriales, etc. fáciles de entender, trataré de explicar de una manera sencilla el uso de tablas dinámicas. Es una herramienta que nos permite manejar de una manera mas cómoda mucha información para su uso y análisis.
Generalmente cuando trabajamos en excel, hacemos tablas. Si nos ponemos muy estrictos, no son tablas, el nombre correcto es Rango. Un rango de celdas que contienen datos.
Vamos a poner de ejemplo un listado de refacciones con su numero de parte, descripción, precio unitario y categoría.
Trabajando con Rangos
Nuestra lista consta de 450 renglones. El rango de datos es de la celda A1 a la celda E451 (incluye los encabezados)
En nuestra lista queremos saber el total de cada refaccion en existencia, en F1 escribimos total, y en F2 la formula sera: =B2*E2 y esta formula la copiamos o la arrastramos hasta F451. (bastante normal)
si queremos saber el total, simplemente nos colocamos al final de la tabla Rango, escribimos Totales y hacemos la sumatoria
Queremos ordenar la lista y para eso, hacemos un filtro de la manera tradicional.
Ordenamos de mayor a menor precio unitario
Si queremos ordenar por categorías o hacer una clasificación mas detallada, la podemos hacer filtrando, copiando y pegando la información, creando nuevos rangos, etc, etc. hay mil formas para lograr el objetivo. una de ellas es usar tablas dinámicas.
Trabajando con Tablas
Un tabla en excel funciona de la manera independientemente de donde se encuentra en nuestra hoja, no requiere de una coordenada especifica cuando se usan formulas, es decir nos se requiere usar F1, G50, etc, ya que trabaja con nombres.
Para hacer una tabla a partir de un rango, simplemente nos colocamos dentro de cualquier celda, en el menu insertar, damos click a Tabla
nos va a aparecer la siguiente ventana, por lo general seleccionamos que nuestro rango ya tiene encabezados
damos aceptar y les aparecer la tabla, por default aparece en esos colores, pero esos se pueden cambiar en el menú “Diseño de tabla” que les aparece cuando se posicionan dentro de ella
Ahora veremos las diferencias:
Automaticamente pone filtros.
cuando se desplazan hacia abajo, notaran que las columnas cambian de Letra al nombre del encabezado. fíjense como ya no se llaman A, B, C, D, E, F. pero cuando regresamos al inicio, la columna sigue siendo A, esto es para facilitar la visualización de la lista cuando tenemos muchos renglones. cuando volvemos a visualizar los primeros renglones en pantalla, verán que las columnas otra vez son letras, esto es solo un auxilio visual.
Notaran que la tabla esta delimitada por un margen y que al final verán un puntito, este sirve para cambiar de tamaño, ya sea mas grande hacia abajo o hacia la derecha o incluso hacerla mas chica.
Si la hacemos a la derecha, notaran que se hace una nueva columna con un encabezado, cuyo titulo es por default Columna1 , y así sucesivamente
Vamos a crecer nuestra tabla una columna, y en el titulo escribimos Total
Recodemos que la formula era B2*E2, aqui hacemos lo mismo con el mouse, pero notaran que la formula cambia, en lugar de multiplicar las celdas, multiplica el nombre de cada columna.
damos enter, y automáticamente se calcula en todos los demás renglones,
y si se dan cuenta, es la misma en todos los renglones aquí estamos en el 448 y la formula es la misma.
Esa es la gran diferencia de un rango y una tabla, que la tabla funciona con nombres, que se usan como referencia para muchas otras cosas mas.
Lo padre de trabajar con tablas es que podemos agregar datos sin necesidad de escribir formulas, si te colocas en el ultimo valor (donde esta el puntito) y aprietas tab, automáticamente se crea un nuevo renglón dentro de la tabla y la formula. pongamos un ejemplo:
pero como es un ejemplo lo vamos a borrar, en el menú inicio podemos borrar renglones y también agregar. recuerden deben estar dentro de la tabla.
para borrar un renglón, deben colocarse justo delante del numero de fila hasta que aparezca una flecha que apunta a la derecha (la captura de pantalla no me muestra el mouse, pero aparece una flecha negra, le dan click y se resalta la fila seleccionada así)
en el menú inicio pueden borrarla noten que dice Eliminar Fila de Tabla
Dentro del menu Diseño de Tabla observemos estas opciones
Si seleccionamos Fila de totales, veran lo que pasa al final de la tabla
Automaticamente, suma. lo padre es que lo podemos hacer para cada columna, simplemente nos posicionamos en esta y nos da opciones para sumar, promediar, etc
Esto es muy util ya que nos ahorra tiempo y podemos hacer muchas cosas mas.
El siguiente post veremos como hacer tablas dinamicas y analizar los datos.
Les dejo el archivo para que jueguen con el. la primer hoja es la lista en rango, la segunda hoja es la lista en rango para que la hagan tabla, la tercer hoja, es la lista ya como tabla para que prueben lo que se puede hacer con ella, cambien de colores, agreguen columnas, agreguen mas filas, calculen máximos, promedios, etc. El chiste es practicar para que se familiaricen con el uso.